「上司からの指示命令」 byあるあるナビゲーター マナベル吉川
新社会人１年目の皆さんこんにちは。
皆さんが社会に出て、
「社会って思てたんと違う！」を解決し、
「社会って思てた以上にオモシロイ！」へ導く
新人あるあるナビゲーターの株式会社マナベルの吉川 孝之（http://manabel.net/）です。
新社会人の皆さんそろそろ五月病は癒えましたか？
慣れない社会人生活を頑張った四月・・・
上司や先輩に怒られて辛かった四月・・・
問題がいっぱい出てきた四月・・・
そして問題が解決しないままゴールデンウィークに突入
地元で同じ気持ちの友達と発散しまくって
はしゃぎすぎて右足の小指を骨折・・・
ってそれ、ワシやないかっ！
あの時は別の意味でブルーな五月病を迎えましたね。
あれからもう２５年か・・・小指もすっかり元気♪
さてさて、みなさんも発散だけして解決せず
ブルーな気持ちのまま電車にゆられて出社
そう、まさにこれこそが五月病の正体だね。
さてさて、五月病はさておき、今日から始まりました
社会人１年目向けにささげるこのブログ、
第一回目のテーマは！
「上司からの指示命令」 です。
この時期、ちょうどこのテーマで悩んでいる人が
多いのか、みなさんの相談がこれに集中していますね。
主な意見を集約してみるとこんな感じです。
①上司から指示を受けて、一生懸命頑張るのですが
必ず１つはミスやエラーがあって怒られます。
最近は指示を受けること自体が怖いです。
克服する方法はありますか？
東京都 P.N ミス＆ミセスさん 他多数
②上司からの指示がとにかくシンプル過ぎて困ります！
１を聞いて１０を知れるようになろうねって
言われても・・、これって上司の怠慢じゃない？
千葉県 P.N ねずみーランドさん 他 数名
③「何でも相談して来いよ」って言うわりに、
相談しに行ったら「そんな事自分で考えろ！」
どっちやねん！
大阪府 P.N あぐらのビリケンさん 他 数名
④仕事の指示を出した上司から、
「どんな小さなことでも報告に来るように」
って言われるけど・・どこまでの範囲なの？
範囲を言ってくれないと分からない！
小さ過ぎたら怒られそうだし・・
東京都 P.N 花札大統領さん 他 数名
なるほど、わかるよその気持ち！
まさに指示命令に関する相談だね。
③、④に関しては、指示命令とセットで考える
「報連相」に関する相談だね。
この時期確かにこのテーマで悩むよね。
まさに新人あるある！
オッケー了解！
それではナビゲーター吉川が、この悩みを
一気に解決致しましょう。
今回は①、②の解決を通じて、
イケてる指示命令の受け方から伝えていこうね。
時間があれば③、④の報連相も解決しようか。
ではまず、指示の受け方で重要な“３つのポイント”がこれ
１、ポケットサイズのメモ帳とペンを常に携帯
２、メモしながら指示を聞く
３、最後に必ず「念の為の確認」をする
さて、みんなはどうかな？
これが３つとも〇じゃないと、
指示・命令に対して「ミス・エラー」が起きる確率が
一気にあがってしまうんです。
その理由を詳しく言うとこんな感じかな。
よく新人・若手社会人が手ぶらで上司の指示を受けている
シーンを見かけるけど、あれって必死で記憶にとどめながら
頑張って指示をうけているよね？
たまたま少ない指示だった場合は一時的に記憶に残せるけど、
ほとんどの指示・命令は、けっこう複雑・・・
例えば、ミス・エラーが起きがちな基本パターンがこれ。
上司：地下二階の第三資料室に行ってくれない？
新人：あ、はい（地下二階の第三資料室・・）
上司：第三資料室に入ったら右側に緑色の棚があるから
新人：はい（右側に緑色の棚があるんだな？）
上司：それの奥から三列目の棚に「第四工業株式会社」の契約書類
があるから、それの覚書のページを５部コピーして
新人：はい（地下２の・・３の・・右の棚の・・３の・・第四工業）
覚書のページですね。
上司：そう。確か初めの２０ページあたりだったかな？
新人：はい（２０ページの覚書・・）
上司：コピーした５部のうち、それの２部を営業部の三橋君に、
３部を総務の一ノ瀬君に渡してもらえないかな？
新人：はい！分かりました。
（うわ！まだ続きがあったのか！とにかく戻ってすぐ
メモしないと忘れてしまう！）
上司：何か分からないことある？
新人：大丈夫です。
どうですか？この会話の中には数字がたくさん出てきますよね。
地下二階の第三資料室
これだけでも、
あれ？地下三階に資料室なんてないぞ？おかしいな・・・
などというミスをしそうです。
しかしこの上司の指示の本質を簡単に言うとこうです。
第四工業株式会社の契約書類の、覚書のコピーを
営業部の三橋君に２部、総務の一ノ瀬君に２部渡して欲しい
たったこれだけです。
あとはその資料の場所の説明ですね。
こんな感じで、指示・命令には色んな要素が混ざることが良くあります。
これを記憶だけを頼りにすると、必ずミスが起きます。
だから、ミス・エラーをしない為に必ず「メモすること」
が必要なんです。
しかし指示はいつ、どこで、誰から飛んでくるか分からない。
・昼休憩に喫煙所で上司から
・トイレで会った社長から
だから、
「“常に携帯できる”メモ帳をポケットに忍ばせておく」
必要があるんです。
↑スマホサイズがおススメ。リングがついてるタイプだと、座った時にお尻が痛いゾ！
私のオススメは、
携帯用にポケットサイズのメモ帳
打ち合わせ用に大きいサイズのメモ帳
打ち合わせにポケットサイズを使用すると、逆に
「この重要なプロジェクトの打ち合わせを舐めているのか！」
と叱られてしまいます。だから２種類を使い分けます。
↑コンビニで売っているもので十分！100円しないヨ^^
次に、何をメモしたらいいのか分からない！
という人にずばりアドバイス。その答えはシンプル！
「全部メモする」
これだけです。
よく「ポイントだけメモしよう」と頑張る人がいますが、
それは経験豊富な人の場合。
経験が浅いうちは、全部メモすることによって、
「一生懸命真剣に頑張っている」
という、好印象につながります。
それでは最後にもう一つ
この指示の受け方で危険なのが最後の返事「大丈夫です」の部分。
有るのか無いのか？の質問に対し、無いのであれば
「有りません」が正解です。
冷静に考えれば分かるのですが、人は焦った場合や、
とりあえずこの場を終わらせたい場合にこの「大丈夫です」
を使いがちです。
（これは私もたまにやってしまいます）
そして、大丈夫じゃない人に限って「大丈夫」を連発しがちです。
なので最後に必ず「質問をする」事を心がけましょう。
え！質問なんてすぐに出てくるもんじゃない！しかも必ずなんて！
そう思った方、安心してください。
その質問はとてもシンプル。
メモを見ながら
「念の為に、指示の内容を確認させて頂いてもいいですか？」
という質問を“必ず”すればいいだけです。
理由はシンプル
書いたメモが間違っている可能性がある
これだけです。
確認をすれば早い段階でミス・エラーが発見できる上
確認中に上司が、補足のアドバイスしてくれる事もあります。
とにかく全てはミス・エラーを防ぐためです。
確かにこの上司の指示も上手だとは言えませんが、
上司が１０人いれば上手な人もいればそうでない人もいます。
「相手を変えるのでは無く、“自分が変わる”」
これが社会人の基本です。
さて、それでは指示・命令の結論をまとめるとこんな感じです。
１：ポケットサイズのメモ帳とペンを常に携帯する
※カバンの中はＮＧ 携帯できないサイズもＮＧ
２、そのメモ帳に指示の内容を全部メモする
※大きいサイズのメモ帳はＮＧ
３、最後に必ず「念の為の確認」の質問をする
※”大丈夫です”と言わない！
この他にも、絶対メモしなければいけない２つのポイント
なんかもあるけど、これはまた私の書籍なんかで
詳しく書いていきますね。
おっとそろそろ時間が！
報連相まで間に合わなかったぁ～！！
それでは次回は③、④を元に、「報連相の極意」を伝えるね～
アディオス！！
