「上司からの指示命令」 byあるあるナビゲーター マナベル吉川

新社会人1年目の皆さんこんにちは。

皆さんが社会に出て、

「社会って思てたんと違う!」を解決し、

「社会って思てた以上にオモシロイ!」へ導く

新人あるあるナビゲーターの株式会社マナベルの吉川 孝之(http://manabel.net/)です。

新社会人の皆さんそろそろ五月病は癒えましたか?

慣れない社会人生活を頑張った四月・・・

上司や先輩に怒られて辛かった四月・・・

問題がいっぱい出てきた四月・・・

そして問題が解決しないままゴールデンウィークに突入

地元で同じ気持ちの友達と発散しまくって

はしゃぎすぎて右足の小指を骨折・・・

ってそれ、ワシやないかっ!

あの時は別の意味でブルーな五月病を迎えましたね。

あれからもう25年か・・・小指もすっかり元気♪

さてさて、みなさんも発散だけして解決せず

ブルーな気持ちのまま電車にゆられて出社

そう、まさにこれこそが五月病の正体だね。

さてさて、五月病はさておき、今日から始まりました

社会人1年目向けにささげるこのブログ、

第一回目のテーマは!

「上司からの指示命令」 です。

この時期、ちょうどこのテーマで悩んでいる人が

多いのか、みなさんの相談がこれに集中していますね。

主な意見を集約してみるとこんな感じです。

 ①上司から指示を受けて、一生懸命頑張るのですが

 必ず1つはミスやエラーがあって怒られます。

 最近は指示を受けること自体が怖いです。

 克服する方法はありますか?

  東京都 P.N ミス&ミセスさん  他多数

 ②上司からの指示がとにかくシンプル過ぎて困ります!

 1を聞いて10を知れるようになろうねって

 言われても・・、これって上司の怠慢じゃない?

  千葉県 P.N ねずみーランドさん  他 数名

 ③「何でも相談して来いよ」って言うわりに、

 相談しに行ったら「そんな事自分で考えろ!」

 どっちやねん!

  大阪府 P.N あぐらのビリケンさん  他 数名

 ④仕事の指示を出した上司から、

 「どんな小さなことでも報告に来るように」

 って言われるけど・・どこまでの範囲なの?

 範囲を言ってくれないと分からない!

 小さ過ぎたら怒られそうだし・・

  東京都 P.N 花札大統領さん  他 数名

なるほど、わかるよその気持ち!

まさに指示命令に関する相談だね。

③、④に関しては、指示命令とセットで考える

「報連相」に関する相談だね。

この時期確かにこのテーマで悩むよね。

まさに新人あるある!

オッケー了解!

それではナビゲーター吉川が、この悩みを

一気に解決致しましょう。

今回は①、②の解決を通じて、

イケてる指示命令の受け方から伝えていこうね。

時間があれば③、④の報連相も解決しようか。

ではまず、指示の受け方で重要な“3つのポイント”がこれ

             1、ポケットサイズのメモ帳とペンを常に携帯

             2、メモしながら指示を聞く

             3、最後に必ず「念の為の確認」をする

さて、みんなはどうかな?

これが3つとも〇じゃないと、

指示・命令に対して「ミス・エラー」が起きる確率が

一気にあがってしまうんです。

その理由を詳しく言うとこんな感じかな。

よく新人・若手社会人が手ぶらで上司の指示を受けている

シーンを見かけるけど、あれって必死で記憶にとどめながら

頑張って指示をうけているよね?

たまたま少ない指示だった場合は一時的に記憶に残せるけど、

ほとんどの指示・命令は、けっこう複雑・・・

例えば、ミス・エラーが起きがちな基本パターンがこれ。

上司:地下二階の第三資料室に行ってくれない?

新人:あ、はい(地下二階の第三資料室・・)

上司:第三資料室に入ったら右側に緑色の棚があるから

新人:はい(右側に緑色の棚があるんだな?)

上司:それの奥から三列目の棚に「第四工業株式会社」の契約書類

   があるから、それの覚書のページを5部コピーして

新人:はい(地下2の・・3の・・右の棚の・・3の・・第四工業)

   覚書のページですね。

上司:そう。確か初めの20ページあたりだったかな?

新人:はい(20ページの覚書・・)

上司:コピーした5部のうち、それの2部を営業部の三橋君に、

3部を総務の一ノ瀬君に渡してもらえないかな?

新人:はい!分かりました。

(うわ!まだ続きがあったのか!とにかく戻ってすぐ

メモしないと忘れてしまう!)

上司:何か分からないことある?

新人:大丈夫です。

どうですか?この会話の中には数字がたくさん出てきますよね。

地下二階の第三資料室

これだけでも、

あれ?地下三階に資料室なんてないぞ?おかしいな・・・

などというミスをしそうです。

しかしこの上司の指示の本質を簡単に言うとこうです。

 第四工業株式会社の契約書類の、覚書のコピーを

 営業部の三橋君に2部、総務の一ノ瀬君に2部渡して欲しい

たったこれだけです。

あとはその資料の場所の説明ですね。

こんな感じで、指示・命令には色んな要素が混ざることが良くあります。

これを記憶だけを頼りにすると、必ずミスが起きます。

だから、ミス・エラーをしない為に必ず「メモすること」

が必要なんです。

しかし指示はいつ、どこで、誰から飛んでくるか分からない。

 ・昼休憩に喫煙所で上司から

 ・トイレで会った社長から

だから、

「“常に携帯できる”メモ帳をポケットに忍ばせておく」

必要があるんです。

↑スマホサイズがおススメ。リングがついてるタイプだと、座った時にお尻が痛いゾ!

私のオススメは、

携帯用にポケットサイズのメモ帳

打ち合わせ用に大きいサイズのメモ帳

打ち合わせにポケットサイズを使用すると、逆に

「この重要なプロジェクトの打ち合わせを舐めているのか!」

と叱られてしまいます。だから2種類を使い分けます。

↑コンビニで売っているもので十分!100円しないヨ^^

次に、何をメモしたらいいのか分からない!

という人にずばりアドバイス。その答えはシンプル!

「全部メモする」

これだけです。

よく「ポイントだけメモしよう」と頑張る人がいますが、

それは経験豊富な人の場合。

経験が浅いうちは、全部メモすることによって、

「一生懸命真剣に頑張っている」

という、好印象につながります。

それでは最後にもう一つ

この指示の受け方で危険なのが最後の返事「大丈夫です」の部分。

有るのか無いのか?の質問に対し、無いのであれば

「有りません」が正解です。

冷静に考えれば分かるのですが、人は焦った場合や、

とりあえずこの場を終わらせたい場合にこの「大丈夫です」

を使いがちです。

(これは私もたまにやってしまいます)

そして、大丈夫じゃない人に限って「大丈夫」を連発しがちです。

なので最後に必ず「質問をする」事を心がけましょう。

え!質問なんてすぐに出てくるもんじゃない!しかも必ずなんて!

そう思った方、安心してください。

その質問はとてもシンプル。

メモを見ながら

「念の為に、指示の内容を確認させて頂いてもいいですか?」

という質問を“必ず”すればいいだけです。

理由はシンプル

書いたメモが間違っている可能性がある

これだけです。

確認をすれば早い段階でミス・エラーが発見できる上

確認中に上司が、補足のアドバイスしてくれる事もあります。

とにかく全てはミス・エラーを防ぐためです。

確かにこの上司の指示も上手だとは言えませんが、

上司が10人いれば上手な人もいればそうでない人もいます。

「相手を変えるのでは無く、“自分が変わる”」

これが社会人の基本です。

さて、それでは指示・命令の結論をまとめるとこんな感じです。

1:ポケットサイズのメモ帳とペンを常に携帯する

※カバンの中はNG 携帯できないサイズもNG

2、そのメモ帳に指示の内容を全部メモする

※大きいサイズのメモ帳はNG

3、最後に必ず「念の為の確認」の質問をする

  ※”大丈夫です”と言わない!

この他にも、絶対メモしなければいけない2つのポイント

なんかもあるけど、これはまた私の書籍なんかで

詳しく書いていきますね。

おっとそろそろ時間が!

報連相まで間に合わなかったぁ~!!

それでは次回は③、④を元に、「報連相の極意」を伝えるね~

アディオス!!

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