【満員御礼】問題解決勉強会vol.1“新人あるある”から考えるチーム創りの秘訣-指示の出し方・報連相編-


皆様、こんにちは。

先日、6月29日の問題解決勉強会vol.1が無事終了いたしました。 蓋を開けると11社15名の方が参加され他社の意見や実際に今年入社した 新入社員の生の声を聞くこともでき、皆様にも有意義な時間を 過ごしていただけたのではないかと思っております。

そんな先日の勉強会の模様についてダイジェスト版でお伝えさせていただきます。

今回のテーマは“新人あるある”から考えるチーム創りの秘訣となっていますが、 そもそも、チーム創りをする上で良いチームとはどのようなチームなのでしょうか?

良いチームとはズバリ「情報が活性化」されているチームになります。

この情報が活性化されているとはどういう意味なのか? 仕事をする上での情報とは、仕事の指示・命令であったり、業務に対する報連相が 情報となります。

この指示・命令や報連相が円滑に行き来し、チームに所属している全員が 最新の情報(指示・命令や報連相)を共有できていることが 情報が活性化されているということなのです。

しかし、この数年で「指示・命令」や「報連相」が円滑に回らなくなることが 増えてきています。これこそまさに、“新人あるある”なのです。

なぜ、新人は指示・命令や報連相でミス・エラーが起きてしまうのか?

その原因は“ゆとり教育”と“少子化”にあります。 このゆとり教育と少子化について、簡単に説明していきます。

そもそも、ゆとり教育とは一体何か?ということを説明できる方は どれぐらいいらっしゃるでしょうか? よく、英語の筆記体が書けないや円周率を3.14ではなく3で計算するといったことが 取り上げられるため、学力が低下しているという印象をお持ちの方が多いかと思います。 しかし、これは学習範囲が減っただけであり、決して学力が低下したわけではないのです。

それよりもゆとり教育の影響で一番変わったことは“評価制度”です。 ゆとり教育以前の評価制度というのは“相対評価”でした。 テストで80点を取っても、平均は何点だったのか?80点はクラスで何番目なのか? というように常に周りと比べられる評価の仕方でした。

それに対してゆとり教育で導入されたのは“絶対評価”です。 同じくテストで80点を取った際に比較となるのが、過去の自分です。 前回のテストでは何点だったのか?例えば、前回のテストが60点だったのであれば 20点の成長があるためその部分が評価となります。 つまり、絶対評価ではプロセスを見るため、全員の成績が5になるということもあり得るのです。

相対評価では必ず1~5それぞれの割合が決まっていたため、 結果の良い人から順番に良い評価を受けてきました。

このギャップが生じているため、社会に出たときに上司は新人の行動・言動が分からなくなるのです。また、同様に新人も上司の行動・言動が理解できないところがあるのです。

次に“少子化”についてです。 少子化による影響は学校のサービス業化です。子供の人口は減っているのに 大学の数は増える一方のため、各大学が何とか学生数を確保しようと あの手この手を使っています。

例えば・・・  朝、学生にモーニングコールをして学校に来るようにする  学校のトイレはすべてウォシュレットに交換  生徒が先生や授業の評価を行う…結果、単位の取りやすい先生が残り厳しい先生が辞めさせられる

これらはごく一部ではありますが、実際に勉強会に参加していた今年入社の新入社員や2年目社員の方はこれらは当たり前のことだと思っていました。

また、少子化により学生数を確保するのが大変なので、部活動などでも先輩・後輩といった 上下関係をフラット化しました。上下関係を作ってしまうとイジメ問題に発展する可能性があるからです。

そして、一番重要なのはこの“ゆとり教育”や“少子化”が 先ほどの指示・命令や報連相にどのような影響を与えているのかということです。

このように指示・命令を受けるときや報連相において様々な “新人あるある”となって表れてくるのです。

しかし、このような現象も彼らだけが悪いわけではありません。 彼らはこのような行動を取ってしまう環境で育ってきただけであり、 自分たちで選んでゆとり教育や少子化の影響下で育ったわけではないのです。

大切なことは皆さんも彼らのことを理解し、その上でどのように対処していけばいいかを 考えていくことが大切なのです。

そこで、今回の勉強会でも参加していただいた皆さんにも、 実際に指示・命令や報連相で起こった問題について挙げていただき、 それらをどのように解決していけばいいかを話し合っていただきました。

すると下記のような意見が挙がってきました。

 ・営業で資料を40件渡してくるようにと指示を出したが、10件ほどで終了した。   理由を聞いたところ「やり方が分からない」「習っていない」という反応が返ってきた。  ・指示、命令の理解度の認識の差   質問ができない、しづらい   仕事、作業の遅れ  ・指示を出したところ、理解できていないにも関わらず「わかりました」と返事   いざ、取り掛かろうとすると分からないことばかりだが、忙しそうにしていたため聞きづらい  ・仕事の目途が立つまで報告してこず、修正時に大変  ・上司に対して報連相をしないことに疑問を感じない  ・聞きにくい上司には聞けない(優しい上司が人気)  ・作成が完了次第、連絡を受ける約束だったが1週間たっても進捗がない  ・メールで指示を出しても期限内に返答がない  ・「指示した件、どうなった?」と聞かないと報連相がない  ・期限を守らない。過ぎても自ら連絡しない。過ぎてから「分かりません」を言う  ・前日(ギリギリ)に大事なことを共有してくる

たくさんの意見が出てきましたが、今回の勉強会では時間も限られていましたので、 指示・命令を出すときのポイントと報連相についてのポイントについて 最後にまとめさせていただきました。

指示・命令を出すときのポイント

 ①新人には常に携帯用のメモとペンを常備させる   →何か指示を出すときに急に呼びかけることはよくあります。    時には廊下やトイレなど思いついたときに指示を出すこともあるので    ポケットにすっぽりと入るサイズのメモ帳を常備させることが第一歩です。  ②指示・命令の内容はすべてメモさせる   →特に新人の内は指示・命令を聞いても何がポイントか分かっていないことが    ほとんどです。ですのでまずは言われたことを全てメモするように伝えてください。  ③指示・命令を出した後、何か質問は?と聞いたときに「大丈夫です」と言わせない   →指示・命令を聞いても、すぐには質問や分からないことは出てきません。    そこで指示・命令の内容を確認するということを徹底させてください。    自分でメモした内容を確認させることで、指示・命令が伝わっているか確認できます。

 当然、この3点をするように指導してもいきなり出来るようになるわけではありません。  まずは皆さん自身がこの3点が抜けないように指示・命令を出す際に注意してあげてください。

 尚、指示・命令を受けるポイントを、今回の講師であるマナベル 吉川がブログにまとめています。  こちらも是非、ご覧ください。 「上司からの指示命令」byあるあるナビゲーター吉川

報連相のポイント

 報連相のポイントは至ってシンプルです。報連相を新人からしてくるのを待つのではなく、  上司の皆さんから取りに行ってください。  新人は報連相をするタイミングも分かっていなければ、何を報連相すればいいかも  分かっていません。それを報連相は新人からしてくるものだと待っていては、  問題があった時に大きくなってしまうだけです。  まずは、上司の皆さんから報連相を取りに行くことで、報連相はどういったことをすればいいのか?  どういう時にすればいいのか?ということが徐々に理解できるようになっていきます。

 尚、報連相についても、マナベル 吉川がブログにまとめておりますので、  是非、ご覧ください。 「報連相の極意」パート1byあるあるナビゲーター吉川


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